Программы и CRM для автосервиса: как выбрать подходящую систему

У двух автосервисов могут быть одинаковые боксы и совсем разные требования к программе. Один теряет клиентов после первого звонка, другой тратит время на поиск заказ-нарядов и пересчет запчастей. Поэтому начинать выбор лучше не с известных названий, а с ежедневной работы сервиса.

Разберемся, какие требования собрать, как сравнить системы и что попросить показать на демонстрации. Сама программа прибыль не увеличит. Польза появится, если мастеру, приемщику и руководителю станет проще выполнять привычные задачи.

С чего начать выбор программы для автосервиса

Фраза «нам нужна автоматизация» мало помогает. Лучше собрать реальные случаи: приемщик не перезвонил, запись осталась у одного сотрудника, историю автомобиля ищут в трех файлах, а остаток детали считают вручную.

К этому списку добавьте исходные данные о самом сервисе: число филиалов, роли сотрудников, действующие программы и количество людей, которым нужен доступ одновременно. Без них поставщик не сможет точно назвать ни цену, ни условия запуска.

Требования удобно разделить на обязательные и желательные. Если без записи, карточки автомобиля и заказ-наряда команда не сможет работать, эти функции входят в первую группу. Напоминания или отдельные отчеты можно оставить на второй этап, если они не влияют на запуск.

Иногда проблема не в программе. Если два приемщика по-разному фиксируют звонки, сначала договоритесь о едином порядке работы и проверьте его на одной смене.

Чем CRM отличается от программы учета ремонта

CRM отвечает за работу с клиентом: хранит контакты и договоренности, показывает ответственного и следующую задачу. Проще говоря, она помогает не потерять человека между первым звонком и визитом. В поисковых запросах встречается написание «СРМ для автосервиса», хотя общепринятый вариант – CRM.

У программы учета ремонта другой центр внимания – автомобиль и заказ. Сотрудник оформляет заказ-наряд, добавляет работы и детали, меняет этап ремонта, отмечает оплату. Некоторые продукты совмещают оба направления. Но надпись CRM на сайте еще не говорит о том, что система умеет вести ремонт и склад.

Универсальную CRM используют компании из разных отраслей. Процесс СТО в ней иногда приходится настраивать или дополнять. Отраслевая программа учета для автосервиса уже учитывает автомобиль, заказ-наряд и запчасти, однако ее функции тоже нужно сверить со своими требованиями.

Есть облачные и локальные решения. Облачную программу предоставляет поставщик через интернет, локальную устанавливают на оборудование компании. Уточните, кто обновляет систему, создает резервные копии и восстанавливает работу после сбоя. Способ размещения не определяет набор функций.

Какие функции нужны автосервису и что в них проверить

Представьте обычный день: клиент позвонил, выбрал время, приехал на диагностику, согласовал дополнительные работы и оплатил ремонт. На каждом шаге сведения должны перейти к нужному сотруднику без записок и повторного ввода. Поэтому мало увидеть функцию в описании – попросите выполнить обычное действие на экране.

Отчет с красивым графиком может отвечать совсем не на тот вопрос, который задает руководитель. Закрытый заказ-наряд не подтверждает полную оплату, а сумма заказов и поступившие деньги не равны прибыли. Если важен конкретный показатель, попросите открыть исходные записи и показать, из чего он сложился.

Настройки доступа тоже лучше проверить на демо. Войдите под учетной записью мастера и приемщика, посмотрите доступные сведения и изменения. Такой тест полезнее, чем строка «настройка прав» в перечне возможностей.

Не все функции нужны каждому СТО. Попросите показать, как программа сохраняет согласованный состав и стоимость работ, последующие изменения и подтверждение клиента 

Какие программы можно рассмотреть для автосервиса

Для первого списка достаточно четырех систем с разным подходом. Мы не расставляем их по местам и не называем победителя: подходящий вариант зависит от процессов конкретного сервиса. У каждой программы нужно отдельно проверить тариф, способ запуска и нужные функции.

Ниже примеры программ по официальным описаниям разработчиков. Их пригодность для конкретного сервиса нужно проверить на демонстрации 

STOCRM и АвтоДилер Онлайн описывают отраслевые процессы СТО. У 1С нужно выбирать конкретную конфигурацию, поэтому здесь рассматривается именно «1С:Автосервис». Битрикс24 можно проверить как универсальную CRM для работы с клиентами и заявками. Если сервису нужен еще и учет ремонта, поставщик должен показать, как он будет работать в выбранном варианте.

Когда владелец решает, какую CRM выбрать для автосервиса, знакомое название мало что говорит о реальной работе. Возьмите один сценарий, задайте поставщикам одинаковые вопросы и запишите ответы. Так сравнение будет честным.

Например, сервису нужны запись, карточка автомобиля и заказ-наряд. Попросите каждого поставщика провести один и тот же ремонт через эти этапы. Отметьте, что программа делает без доработок, где нужна настройка и какие функции оплачиваются отдельно. Такой подход покажет различия лучше, чем общий перечень возможностей.

Сколько будет стоить программа и что значит «бесплатно»

Цена на главной странице – только отправная точка. Итог зависит от срока оплаты, числа филиалов, набора функций и количества сотрудников в системе. Причем одинаковая цифра может означать разные условия: доступ одного пользователя у одного поставщика и работу всей команды у другого.

Кроме лицензии или подписки могут потребоваться настройка, перенос базы, телефония, сообщения и помощь поставщика. Часть работ уже может входить в предложение. Разделите разовые и регулярные платежи, а затем запросите расчет для своего состава пользователей и функций.

Бесплатная программа для автосервиса может означать постоянный тариф с ограничениями или доступ на короткий срок. Проверьте функции, срок, условия после его окончания и возможность выгрузить введенные данные. Бесплатный доступ не означает, что поставщик бесплатно перенесет базу и настроит систему.

Как программа будет связана с сайтом и что будет с данными

Слово «интеграция» само по себе ничего не обещает. Допустим, клиент отправил форму на сайте. Спросите, куда попадут его имя, телефон, автомобиль и комментарий, кто увидит заявку и как команда узнает о сбое. По той же схеме проверяют телефонию и другие системы.

Полученная заявка и подтвержденная запись на ремонт – разные события. Форма может содержать только пожелание клиента. Если сайт показывает свободное время, то поставщик должен объяснить, как оно связано с реальным расписанием сервиса и в какой момент время закрепляется за клиентом.

Вопросы о сайте и данных:

• В какой программе появится заявка с сайта;
• Какие поля передадутся и кто получит доступ;
• Как сотрудник заметит ошибку обмена;
• Как восстановить базу после сбоя;
• Какие сведения можно выгрузить при смене программы;
• Войдут ли в файл автомобили, документы и история обслуживания.

Резервная копия помогает восстановить работу, а выгрузка нужна, чтобы забрать данные. Файл с телефонами клиентов не заменяет всю базу ремонта.

JAKY помогает работать с сайтом и аналитикой заявок и звонков. Платформа интегрируется с CRM и учетными системами. Перед подключением стоит уточнить, какие сведения попадут в выбранную программу: например, контакты клиента, данные об автомобиле, источник обращения и комментарий к заявке. При этом ремонт и склад по-прежнему учитывают в профильной системе.

Что попросить показать на демонстрации программы

На демонстрации легко увлечься готовыми отчетами и красивыми экранами. Вернуть разговор к делу поможет один пример ремонта от первого звонка до оплаты. Дайте всем поставщикам одинаковое задание – так станут заметны лишние действия, повторный ввод и функции, которым нужна настройка.

Например, создайте вымышленного клиента «Тестовый» и автомобиль «Тест-01». Добавьте диагностику и условную деталь, затем согласованную работу и частичную оплату. 

1. Зафиксируйте звонок и назначьте ответственного;
2. Выберите время визита и при необходимости перенесите его;
3. Оформите заказ-наряд, добавьте работу и деталь;
4. Внесите согласованную дополнительную работу;
5. Отметьте частичную оплату и найдите остаток;
6. Откройте отчет и выгрузите данные.

Запишите точное название и вариант программы, тариф, дату и результат каждого шага. Ключевые действия должны выполнить сотрудники, которые будут работать в системе. Если нужно только принимать и распределять заявки, проверьте этот процесс и обмен с действующей программой для автосервиса.

Как начать работать в выбранной программе

В первый день не стоит переводить на новую систему весь автосервис. Безопаснее выбрать один участок, назначить ответственного и заранее решить, где команда ведет основной учет во время перехода. Тогда ошибка не остановит работу всех постов.

Ход действий:

1. Подготовьте данные, которые нужно перенести;
2. Перенесите пробную часть базы и откройте несколько карточек;
3. Проверьте клиентов, автомобили, историю и документы;
4. Покажите сотрудникам их обычные действия;
5. Начните работу на выбранном участке и фиксируйте ошибки;
6. Исправьте проблемы, затем решите, когда отключать старую программу.

Если число клиентов в старой и новой базе совпало, делать выводы рано. Откройте несколько карточек и проверьте автомобили, историю и документы. Заодно войдите под учетными записями сотрудников. У каждого должны быть нужные права доступа и понятный контакт на случай ошибки.

Перед первым рабочим днем проверьте доступы, уведомления и контакты поддержки. Назначьте сотрудника, который соберет вопросы команды и передаст их поставщику.

Оцените систему по исходным проблемам. Стало ли проще находить прошлый ремонт? Все ли заявки попадают ответственному? Исчез ли повторный ручной ввод? Если сравниваете время операции, то учитывайте проверку и исправление ошибок. Единого срока запуска для всех автосервисов нет.

Заключение

Для первого отбора хватит трех задач, которые команда решает каждый день. Посмотрите, как с ними справляются две-три подходящие программы для СТО, и сравните не только функции, но и расходы, число действий, удобство для сотрудников. Лучшей будет не лидер чужого рейтинга, а система, которая подходит вашему сервису.